REVISÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO

Estratégia para prevenção de riscos e redução de custos

Garantir a conformidade da folha de pagamento da empresa vai muito além do alívio de riscos trabalhistas e adequação ao eSocial. A redução de custos com a revisão das alíquotas previdenciárias e a possibilidade de restituição ou compensação com outros tributos federais confere novas possibilidades estratégicas.
A revisão consiste em verificar a operacionalização da folha de pagamento item a item, desde a análise do contrato social e CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica) até chegar à folha de pagamento, suas especificidades e o recolhimento do INSS, FGTS e IRRF.

No caso da revisão de folha, é possível identificar erros por falta de atualização de alíquotas em observância à legislação vigente. Um exemplo comum é quando a empresa sabe que a CLT estabelece que a hora extra deve ser paga no mínimo a 50%, mas esquece de observar a convenção ou acordo coletivo e da categoria. Neste caso, o que prevalece é a norma específica, no caso de uma convenção ou um acordo coletivo que pode determinar uma porcentagem maior que a da CLT.

Esquecer de atualizar o sistema com essa diferença causa inconsistência de informação na folha. Ou seja, a revisão observa se as verbas estão sendo pagas de acordo com a CLT, outros preceitos definidos em acordo ou convenção coletiva e, também, de acordo com as normas previstas nas profissões regulamentadas.

Além disso, é importante acompanhar a legislação quanto a eventuais mudanças das tabelas previdenciárias, inclusão ou exclusão de CNAE para o enquadramento do RAT (Riscos Ambientais do Trabalho). A adoção de alíquotas incorretas gera cálculo errôneos de tributos. Por isso, a revisão também é indicada nesses casos.

Confira a seguir alguns dos benefícios que a revisão da folha de pagamento traz para as empresas a fim de evitar multas e penalidades não apenas com a Receita Federal e a Superintendência do Trabalho, mas também com a Justiça do Trabalho.

 

Atendimento das exigências para prestação de serviços ao setor público

Uma situação comum são empresas que prestam serviços para órgãos públicos e que precisam, por exigência do contrato, apresentar um dossiê com documentos relacionados à folha de pagamento periodicamente. Tal medida busca constatar se a empresa prestadora do serviço está em conformidade com as normas trabalhistas e previdenciárias, especialmente em relação ao eSocial. O recebimento de valores do contrato pode ser comprometido, pela falta da entrega de tais informações ou se irregularidades forem detectadas pelo poder público.

O trabalho de revisão colabora para que possíveis inconsistências sejam identificadas previamente à entrega do dossiê, possibilitando à empresa tomar as medidas necessárias. Em complemento, a assessoria na elaboração do dossiê, conforme as especificações do contratante, traz tranquilidade e segurança para a empresa prestadora de serviços.

 

Revisão das alíquotas previdenciárias

Um ponto crítico na hora de verificar a folha de pagamento é a parametrização das alíquotas que, em caso de erro, podem causar problemas com o Fisco ou com a Justiça.

Uma revisão analítica das rubricas/eventos da folha de pagamento, feita por especialistas, pode apontar redução de custos para a empresa, uma vez que é comum encontrar empresas recolhendo tributos a mais ou deixando de efetuar o pagamento ou, ainda, aplicando alíquota incorreta na retenção do INSS e IRRF. Outro tipo de revisão mais pontual que pode ser feita é sobre o cálculo de rescisão e férias, quando há dúvidas sobre o pagamento.

 

Revisão da folha de pagamento x eSocial

Durante a implantação do eSocial, as empresas dedicaram muita atenção à análise das rubricas, que são os vencimentos descritos na folha de pagamento, para a devida parametrização de alíquotas e códigos no sistema.

Por exemplo: ao pagar o aviso prévio, antes, existia uma tributação para INSS. Porém, com a alteração na legislação, o aviso prévio deixou de ser tributado para INSS. Se a empresa não muda conforme a lei, o tributo é recolhido de forma indevida.

Ou seja, o profissional responsável pela folha de pagamento da empresa que operacionaliza o sistema, deve ter a capacidade analítica e legal para entender se o resultado gerado está ou não de acordo com a legislação, caso contrário, a empresa pode entrar em inconformidade.

A revisão da folha de pagamento e de casos pontuais geram relatórios analíticos que informam as medidas que a empresa precisa tomar para estabelecer a parametrização legal e, em alguns casos, a melhoria de processos.

 

Oportunidades de restituição e compensação de tributos federais

Não é incomum casos de contribuintes que tenham efetuado pagamento indevido ou a maior e não estão cientes das possibilidades legais de restituição ou compensação de tributos federais (PIS e COFINS; IRPJ e CSLL; IPI e INSS).

Após o devido levantamento, a abertura do processo administrativo pode ser realizada pelos sistemas PER/DCOMP e PER/DCOMP web, a depender da natureza da operação ou do tributo e do período.

Com a DCTFweb passa a ser possível a compensação cruzada de tributos federais, o que traz grandes vantagens para o fluxo de caixa das empresas. No entanto, o processo de compensação ou restituição deve estar muito bem embasado nas obrigações transmitidas pela empresa, demonstrando o direito creditório.

Fonte: DPC - www.dpc.com.br

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