ASSINATURA DIGITAL

À medida que os processos de empresas e órgãos públicos se tornam digitais, cresce também a necessidade de garantir a validade jurídica e a integridade dos documentos tramitados. A assinatura digital é a solução que pode atender essa demanda, pois oferece os recursos mais confiáveis para a autenticação de documentos eletrônicos.

Sua implementação resulta não somente em maior segurança e otimização dos processos, como também em redução de custos e do desperdício, aumento da produtividade, conformidade jurídica e compliance.

Neste post, você vai entender o que é assinatura digital. Respondemos as principais dúvidas: há diferença para a assinatura eletrônica? Qual tipo de certificado digital utilizar? A assinatura digitalizada tem validade jurídica?

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma técnica utilizada para formalização no meio digital. Ela serve para dar segurança e integridade a documentos eletrônicos, como arquivos em PDF.

Para tal, utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para identificar as pessoas físicas ou jurídicas signatárias, proteger as informações e conferir validade jurídica.

Com a expansão da informática, grande parte dos arquivos em diversas áreas do mercado migrou para o ambiente digital. A partir disso, surgiu a necessidade de autenticar todo esse volume de informações, da mesma forma que as assinaturas manuscritas validam contratos e outros conteúdos em papel.

Com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, em 2001, os documentos eletrônicos passaram a ter validade jurídica em todo Brasil e podem substituir totalmente o papel, desde que autenticados com a assinatura digital.

Por que utilizar essa tecnologia?

Imagine um contrato de prestação de serviços entre duas empresas, representadas na forma de pessoas jurídicas (CNPJ).

Para assiná-lo, seria necessário que pelo menos um colaborador de cada uma delas se deslocasse até um cartório, investindo tempo e energia nessa tarefa. Se as partes estivessem em cidades diferentes, o processo ficaria ainda mais demorado e caro.

Em um mundo cada vez mais conectado e com muitos serviços disponíveis na rede, esse tipo de atividade representa um esforço desnecessário para o colaborador e um gasto com baixo retorno para a empresa.

Com a assinatura digital, é possível garantir a mesma segurança e validade jurídica de um documento autenticado em cartório a um arquivo eletrônico em PDF, DOC ou outros formatos.

Quem pode fazer assinatura digital?

Ela pode ser utilizada em empresas de diversos segmentos. Além do setor imobiliário, construtoras, organizações financeiras, seguradoras e instituições de saúde podem adotar a assinatura digital na gestão de contratos, em seus departamentos jurídicos, compras e compliance.

Empresas, pessoas físicas e autônomos podem utilizar a assinatura digital. Em algumas atividades, o uso dessa tecnologia é obrigatório para assinar documentos eletrônicos. Médicos, por exemplo, só podem emitir prescrições eletrônicas de medicamentos controlados mediante o uso da assinatura digital.

A quais tipos de documentos pode ser aplicada?

Contratos com clientes, parceiros, fornecedores e franquias;

Procurações, protocolos e processos;

Laudos e atestados médicos;

Balanços e relatórios;

Declarações, certificados e registros;

Propostas e apólices de seguros;

Concessões de crédito;

Fotografias, projetos, códigos fontes, scripts.

Contratos imobiliários de locação, compra e venda.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Enquanto a assinatura eletrônica pode utilizar uma série de evidências para identificar a pessoa signatária — como biometria, endereço IP, localização, endereço de e-mail, login e senha — a assinatura digital requer o uso de um certificado digital.

A validade jurídica entre as duas modalidades de assinatura também merece destaque:

Assinatura digital com certificado ICP-Brasil tem presunção de validade e legalidade em relação aos signatários. Ou seja: o ônus da prova é de quem contesta.

A assinatura eletrônica (sem certificado digital) tem validade garantida pela solidez das informações coletadas para confirmar a identidade do signatário e comprovar o ato da assinatura. Possui, portanto, presunção de veracidade, que só é afastada se provas em contrário forem apresentadas.

O contexto e necessidade de cada empresa deve ser considerado na escolha da melhor tecnologia para autenticar os documentos eletrônicos.

É possível, inclusive, utilizar assinatura digital e assinatura eletrônica juntas em um mesmo documento, o que caracteriza uma assinatura híbrida. Ela é uma boa opção para facilitar a gestão de contratos, por exemplo.

Quais são os tipos de assinatura digital?

A Lei n° 14.063, de setembro de 2020, estabeleceu regras para o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e criou uma nova classificação de assinaturas para impulsionar a transformação digital.

Antes da promulgação da norma — antecedida pela Medida Provisória nº 983, de junho de 2020 —, apenas a assinatura eletrônica e a assinatura digital eram regulamentadas, o que dificultava sua adoção devido aos custos envolvidos, especialmente em órgãos públicos, que até então só podiam assinar com certificado digital ICP-Brasil